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Administrar todas as atividades relacionadas a vida pessoal e profissional não é nada fácil. Por isso, na tentativa de organizar melhor suas responsabilidades e tempo livre, cada vez mais pessoas têm utilizado os chamados gerenciadores de tarefas.
Na realidade, esses sistemas de organização digital já fazem sucesso há um certo tempo, principalmente no exterior.
Em 2018, por exemplo, somente o Trello, que é um dos gerenciadores de tarefas mais conhecidos, já reunia 50 milhões de usuários em todo mundo. Lembrando que o Trello é apenas uma das opções de sistema desse tipo disponível no mercado.
No Brasil, esse estilo de organização também tem ganhado força, especialmente no meio empresarial, porque facilita a organização de atividades e o fluxo de ações das empresas.
Contudo, o que muita gente não sabe, é que o uso desses gerenciadores não é restrito apenas aos empresários e empreendedores de diferentes portes.
A verdade é que qualquer pessoa pode utilizar essa ferramenta para facilitar o seu dia a dia. No entanto, para adotar esse sistema e evitar surpresas desagradáveis, conhecer as características e quais são os melhores gerenciadores de tarefas no mercado também é fundamental.
O que são gerenciadores de tarefas?
Antes de conhecer as principais vantagens desses sistemas, é importante conhecer a definição de um gerenciador de tarefas.
Basicamente, o gerenciador de tarefas é um sistema de gestão digital, que deve ser eficiente e fácil de utilizar, permitindo que todos os envolvidos no trabalho consigam ter uma visão clara das etapas que devem ser desenvolvidas.
Além disso, os usuários desse sistema ainda podem sinalizar em qual etapa a atividade que precisa ser realizada se encontra, bem como datas de entregas, dúvidas, anotações, entre outras informações.
Em função dessas possibilidades de uso, o fluxo de trabalho que deve ser realizado fica mais claro, o que evita a procrastinação e ajuda a priorizar as atividades certas.
Sendo assim, para resumir essa definição, é como se o gerenciador de tarefas fosse uma agenda infinita, só que mais eficiente para organizar e se comunicar com a equipe de trabalho, caso ela exista.
Por fim, é possível adicionar e retirar atividades sempre que o usuário desejar, além de outras ações características de cada sistema organizacional.
Vantagens do gerenciador de tarefas
A utilização de um gerenciador de tarefas para organizar sua vida profissional, pessoal e até mesmo o trabalho em equipe, oferece muitas vantagens.
A primeira delas já foi citada anteriormente, que é a facilidade para priorizar tarefas, uma vez que o sistema permite que o usuário acompanhe prazos, compromissos, projetos e outras questões que devem ser resolvidas com urgência.
Além disso, o gerenciador de tarefas também ajuda a estruturar uma sequência de atividades, permitindo que os usuários apresentem uma visão do todo e que monitorem o andamento de cada projeto desenvolvido.
Como o software permite que os usuários tenham acesso a todas essas informações, fica mais fácil gerenciar e aumentar sua produtividade, definir metas realistas e até ter reuniões e compromissos mais objetivas, já que tudo que precisa ser discutido está bem mais claro.
Lembrando que todas essas vantagens podem ser facilmente observadas com relação a atividades profissionais e referentes aos estudos.
Contudo, se o usuário quiser, também pode utilizar essa ferramenta para agendar compromissos pessoais e organizar viagens, festas, aniversários ou quaisquer outros assuntos importantes e que devem ser executados com antecedência.
Dessa forma, fica fácil perceber que os gerenciadores de tarefa são versáteis e podem ser utilizados da forma que o usuário, ou o gestor de uma equipe de trabalho, desejar.
Conheça os 5 melhores gerenciadores de tarefa do mercado
Existem muitas opções de gerenciador de tarefas disponíveis na internet, incluindo versões gratuitas e pagas, que possuem suas próprias particularidades.
Por isso, quem não está familiarizado com o assunto pode ficar em dúvidas sobre qual sistema adotar.
Nesse caso, a recomendação é investir nos melhores gerenciadores de tarefas, que são aqueles sistemas renomados e reconhecidos por diferentes perfis de usuários em função de sua eficiência e praticidade.
É possível conhecer alguns deles nos tópicos abaixo.
ClickUp
Considerado um dos melhores gerenciadores de tarefas em função de sua alta performance, o ClickUp se destaca por ser um software de gestão extremamente personalizável, o que garante mais liberdade aos usuários.
Além disso, ele permite a criação de templates e de tarefas através de e-mails, permite a visualização de diversas listas vinculadas a uma mesma tarefa, incluindo calendários, mapas mentais, blocos, tabelas, entre outros recursos.
Sendo assim, o ClickUp é uma ferramenta poderosa para gerenciar processos, equipes, tarefas e até gerar relatórios personalizáveis.
Por isso, esse software de gestão é muito utilizado por startups e empresas de diferentes níveis, embora também possa ser usado para projetos pessoais.
Para completar, o ClickUp oferece uma lista bem completa de recursos e ainda é mais barato do que outros gerenciadores disponíveis no mercado.
Trello
Considerado o gerenciador de tarefas mais famoso do mercado, o Trello se destaca em função de sua estrutura simples e intuitiva. Nesse sistema de gestão, suas atividades são organizadas em cartões, que podem ser distribuídos em 3 colunas: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.
Além disso, o usuário pode personalizar fluxos de trabalho de quase qualquer atividade, além de criar métricas, cronogramas, calendários, entre outras atividades.
Vale lembrar que ele pode ser acessado na versão Grátis, Business Class e Enterprise. Contudo, a versão gratuita apresenta recursos mais básicos e limitados em relação às demais versões, que exigem uma assinatura mensal e disponibilizam mais ferramentas.
Asana
O Asana também é muito utilizado na gestão de projetos empresariais e se diferencia por oferecer um chat colaborativo, que é um ótimo recurso para trabalhos em equipes.
Além disso, esse software de gestão permite a organização de quadros estilo Kanban, facilita a organização de fluxos de trabalho, possui integração com mais de 100 aplicativos, entre outros recursos.
Seu plano gratuito oferece mais recursos do que o Trello. Contudo, para gerenciar equipes, o ideal é assinar os planos Premium e Business. Contudo, essas assinaturas possuem um preço elevado.
Evernote
O Evernote também é um software de gestão de projetos bem popular, sendo uma ótima opção tanto para a gestão de projetos pessoais, quanto de grandes projetos corporativos.
Seu grande diferencial está na disponibilidade de recursos, especialmente no que se refere ao armazenamento de anotações. Por isso, através desse software de gestão, o usuário pode guardar vídeos, imagens, áudios, textos, listas e o que mais precisar.
Além disso, o Evernote permite uma organização flexível, também oferece um aplicativo web e ainda possui integração com vários aplicativos, tais como Gmail, Google Drive e Outlook.
Vale lembrar que esse software oferece uma versão gratuita que, embora apresente menos recursos, é uma ótima opção para quem deseja organizar sua vida pessoal e profissional.
Contudo, aqueles que desejam recursos extras e mais espaço de armazenamento, é melhor assinar o plano Personal, Profissional ou o Evernote Teams.
Todoist
O Todoist também é um gerenciador de listas e tarefas bem popular no Brasil e no mundo. Ele se destaca por oferecer um painel de produtividade, que permite o acompanhamento das atividades concluídas de forma mais eficiente.
Além disso, ele pode ser conectado ao seu e-mail, calendário e outros arquivos, facilitando a adição e acompanhamento das suas atividades.
Outro diferencial desse sistema é que o usuário pode montar e personalizar, sempre que quiser, painéis estilo Kanban para visualizar todas as listas e o fluxo de trabalho.
Para completar, o Todoist também oferece uma versão gratuita que, embora tenha recursos limitados, pode ser uma excelente opção para iniciantes e pessoas com demanda menor de projetos. Contudo, para empresas e equipes maiores, o ideal é assinar os planos PRO ou Business.
